Online boekhouden

Boekhouden: vaak niet de favoriete klus van een ondernemer. Wanneer mogelijk is het vaak een van de eerste klussen die wordt uitbesteed.  Al die (papieren) rompslomp en mappen die je 7 jaar moet bewaren… 

Er is een heel makkelijk en efficiënt alternatief: online boekhouden. In deze blog staan we stil bij de voor- en nadelen en de veiligheid.

Hoe werkt online boekhouden?

Het enige dat je nodig hebt om online de boekhouding te kunnen doen is een pc/laptop/tablet/smartphone, een internetverbinding en een abonnement op een online boekhoudprogramma. Bij Kantoormanager 2.0 wordt bijvoorbeeld o.a. gewerkt met Snelstart, Exact Online en Afas. 

Het grootste voordeel van een online boekhouding is de flexibiliteit en het feit dat je de boekhouding veel meer kunt digitaliseren. Voor sommige van onze klanten werken wij zelfs compleet papierloos!

De voor- en nadelen op een rijtje

Voordelen: Flexibiliteit Werken op meerdere werkplekken. Tijdsbesparing Eén keer de gegevens invullen is genoeg. Samenwerken Er kunnen meerdere personen vanaf verschillende locaties bij de administratie. Toezicht Je kan je accountant toestemming verlenen om mee te kijken. Koppeling Je kunt je programma koppelen aan internetbankieren, kassasysteem, personeelsadministratie etc.  Automatische back-up Er worden automatisch kopieën van je werk gemaakt. Automatisch updaten Je programma gaat automatisch mee met de tijd. Ruimte Je bespaart ruimte doordat je papierloos werkt.

Nadelen: Abonnement Er zijn gratis programma’s, maar als je meer functie wilt zit je vaak aan een abonnement vast. Veiligheid In principe zijn de online programma’s goed beveiligd met wachtwoorden, maar het blijft kwetsbaar voor hackers. Inscannen Rekeningen die per post komen moeten gedigitaliseerd worden om ze te kunnen koppelen. Niet offline Je hebt altijd internet nodig. Vertrouwen Je moet vertrouwen op de softwareleveranciers voor de veiligheid, updates en back-ups.

De veiligheid

De aanbieders van de software voor online boekhouden investeren in principe flink in beveiliging.

In de cloud staat je data veilig en de gegevens worden versleuteld en op meerdere servers op verschillende plaatsen in de wereld bewaard. De gegevens gaan daardoor niet verloren in geval van bijvoorbeeld brand, diefstal, computercrash of waterschade. 

De software aanbieders doen er dus alles aan om jouw gegevens veilig op te bergen. Het is aan jezelf om je administratie goed te beveiligen met je eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Kies dus een veilig wachtwoord, die niet zomaar voor de hand ligt. Daarnaast kan je zelf de veiligheid van je administratie waarborgen door niet in te loggen via een openbaar wifi netwerk.

Iets voor jou?

Twijfel je nog of online boekhouden voor jou is weggelegd? In de volgende gevallen is online boekhouden extra aan te raden:

- Wanneer je flexibel werkt, dus vanaf verschillende locaties;

- Wanneer je met meerdere personen aan de administratie werkt;

- Wanneer je weinig opbergruimte hebt voor papier;

- Wanneer je gauw vergeet om back-ups te maken;

- Wanneer je wilt dat je boekhouder met je mee kan kijken; 

- Wanneer je geen eigen server hebt.

 

Voor meer informatie over online boekhouden en de verschillende programma’s waarmee wij werken kan je contact opnemen. Ook kunnen we helpen bij het inrichten van de boekhouding. 

Bellen kan op 0527-680879. Een mail sturen mag ook: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..