Een evenement organiseren, maar hoe?

Bekijk onze handige checklist!

Bij ieder bedrijf komt het wel eens aan bod: het organiseren van een evenement. Afhankelijk van de grootte en de aard van het evenement (besloten of openbaar) zijn er oneindig veel zaken om aan te denken. Een heleboel zaken liggen voor de hand, zoals het versturen van uitnodigingen, het regelen van de catering of het maken van een draaiboek, maar heb je ook aan de volgende zaken gedacht?

Vergunningen

Zoek ruim van tevoren uit of je vergunningen nodig hebt voor het organiseren van je evenement. Deze zijn meestal niet zo 1-2-3 geregeld. Soms is een melding bij de gemeente genoeg. Meer informatie is te vinden op de website http://bit.ly/2wZLT2v. 

Verzekeringen

Zijn je verzekeringen in orde en moeten er nog aanvullende verzekeringen worden geregeld? Er bestaan speciale evenementverzekeringen die je beschermen tegen financiële risico’s bij het organiseren van een evenement, veroorzaakt door uitstellen of afgelasten van het evenement, ongevallen tijdens het evenement of materiaal dat beschadigd raakt.

Parkeren

Is er genoeg ruimte om te parkeren op de locatie van het evenement of moet er worden uitgeweken naar een andere locatie? In het geval van uitwijken moet er worden nagedacht over de bewegwijzering en evt. een pendeldienst tussen de parkeerplaats en het evenement. Zorg ook voor voldoende parkeerwachten.

Calamiteiten & EHBO

Zorg dat er genoeg BHV’ers aanwezig zijn en dat er een duidelijk plan is opgesteld in geval van calamiteiten. Zij moeten duidelijk herkenbaar zijn voor de gasten, bijvoorbeeld door gebruik van speciale hesjes. De BHV’ers weten waar er verzameld moet worden en welke acties er verder ondernomen moeten worden.

Garderobe

Wordt het evenement binnen of buiten georganiseerd? En wat zijn de weersverwachtingen? Aan de hand hiervan bepaal je hoeveel ruimte er voor de garderobe moet worden ingeruimd. Bij een klein aantal gasten kun je de garderobe nog wel onbemand laten, maar bij een groot aantal gasten doe je er verstandig aan de garderobe wel te bemannen. Zo blijft het overzichtelijk en raken er minder gauw jassen kwijt.

Gastvrouwen/gastheren

Deze mensen hebben een aardig takenpakket op hun schouders. Zij ontvangen de gasten, delen evt. naamkaartjes uit, wijzen de gasten richting de garderobe en hun zit plek en zijn ook nog eens het aanspreekpunt voor de gasten bij vragen. Belangrijk is dat zij over goede sociale kwaliteiten beschikken en alles weten over het evenement.

Goodiebag/relatiegeschenk

Wilt je de gasten bedanken voor hun komst? Dit kan bijvoorbeeld door het uitdelen van goodiebags of relatiegeschenken. Bedenk van tevoren op welk moment je deze het beste kunt uitreiken. Wanneer je gasten vrije inloop en uitloop hebben is het handig om deze bij binnenkomst mee te geven. Eindigt het evenement op een vaste tijd en vertrekt iedereen tegelijkertijd, dan kun je er voor kiezen ze na afloop uit te delen. 

Meest gemaakte fouten

Wanneer je nog geen doorgewinterde organisator bent kunnen er nog wel eens wat foutjes in je organisatie sluipen, maar al doende leert men. We willen je alvast behoeden voor de meest gemaakt foutjes:

1. Fileleed: Pas je tijden van het programma aan op de spitstijden. Niemand geniet van een evenement wanneer er al op de weg er naartoe een hoop gestress is om op tijd te komen.

2. Onleesbare naamkaartjes: Zorg voor een duidelijk, groot lettertype en vermeld de bedrijfsnaam of bedrijfstak. Zo voorkom je dat het staren wordt naar elkaars badge.

3. Staan eten: Op zich geen probleem, zolang er maar hapklare stukjes worden geserveerd of er voldoende statafels zijn.

4. Lege voorste rijen: Men neemt vaak als eerste plaats op de achterste rij stoelen in een zaal, wat betekent dat de voorste rijen meestal vrij blijven. Door de inzet van gastvrouwen kun je dit voorkomen. Zij kunnen de gasten naar de voorste rijen begeleiden.

5. Standaard programma: Durf eens anders te zijn en deel je programma wat minder standaard in. Verdeel je hoogtepunten over de dag en neem tussendoor weer even gas terug. Zo blijven de hoogtepunten ook beter hangen bij je gasten.

 

Wist je trouwens dat Kantoormanager 2.0 ook ervaring heeft met het organiseren van evenementen en dat ze jou daar ook graag in adviseren en ondersteunen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.