Artikel
Klanten beantwoord en signalen verzameld: hoe Glaspoort grip kreeg op het contact met de klanten
08 oktober 2026
Een bewoner belt. De straat ligt open, de aansluiting laat op zich wachten en de beller wil gewoon weten waar hij aan toe is. Als het een paar keer voorkomt is het toevallig, maar als het vaker gebeurt is het een signaal. Dat is een mogelijkheid om te verbeteren. Dat gevoel had Glaspoort. Maar niemand kon precies benoemen wat dat was: er ging iets niet helemaal lekker, ergens in het proces, maar waar precies bleef gissen.
Glaspoort is ‘familie’ van Glasdraad en Glasdraad kende Kantoormanager al langer: wij verzorgen daar al acht jaar het klantcontact. Vanuit die ervaring lag de vraag voor de hand. Konden wij dat ook voor Glaspoort oppakken? Twijfel was er nauwelijks. Glaspoort kende onze werkwijze al via Glasdraad, dat scheelde een hoop kennismakingsgesprekken en uitleg vooraf.
Van telefoontje naar document naar collega
Vanaf de eerste dag kwamen de telefoongesprekken voor Glaspoort rechtstreeks bij ons binnen. Alles waar we nog geen pasklaar antwoord op hadden, schreven we op: terugkerende situaties, lastige vragen, dingen die net iets meer uitleg vroegen. Samen met Glaspoort zochten we vervolgens het juiste antwoord of de gewenste werkwijze uit.
Zo ontstond een centraal document met alle antwoorden op een rij. Dat document bleef groeien en groeide uiteindelijk uit tot iets nieuws: een AI-agent die intern inmiddels bekendstaat als Gert-Jan de Glaspoort-man. Tijdens een telefoongesprek kunnen onze medewerkers direct bij hem terecht voor de juiste, actuele informatie. Ze hoeven niet meer te zoeken in mappen of te wachten tot een collega weer beschikbaar is: het antwoord staat al klaar.
Meer dan de telefoon opnemen
Wie de hele dag met bewoners, gemeentes en aannemers belt, ziet patronen die anderen missen. Die rol nemen we serieus. Terugkerende vragen en opvallende situaties brengen we actief onder de aandacht bij Glaspoort, in plaats van ze gewoon af te handelen en te vergeten. Dat werk stopt niet bij de telefoon, we verrichten meerdere werkzaamheden voor Glaspoort:
- Bij brievenacties nemen we ook het klantcontact erna voor onze rekening
- We ondersteunen bij aftersales
- We denken actief mee over waar het klantproces beter kan
- De lastige start en de rust die volgde
De eerste periode was vooral samen zoeken. Het systeem en de werkwijze moesten in de praktijk nog worden fijngeslepen. Door hier veel en direct met Glaspoort over af te stemmen, ontstond een prettige manier van samenwerken. Die gewoonte is gebleven. Merken we dat informatie ontbreekt of dat iets slimmer kan? Dan zeggen we dat direct. Glaspoort staat daarvoor open en denkt mee naar een oplossing.
Wat het heeft opgeleverd
Binnen Kantoormanager is inmiddels een eigen klantcontactcenter ontstaan, speciaal voor Glaspoort. Dat zorgt voor een duidelijke, professionele afhandeling van elk gesprek en het geeft Glaspoort tegelijk beter zicht op wat er in de praktijk speelt. Ook voor onszelf is het een mooie ontwikkeling: het biedt een aantal collega's die op kantoor werken (in plaats van op een detacheringsopdracht) een stabiele plek binnen het team.
Wat Glaspoort zelf het eerst merkte? Dat problemen sneller boven water kwamen. Signalen uit dagelijkse gesprekken worden verzameld en teruggekoppeld, waardoor zichtbaar wordt waar iets beter kan. Glaspoort kan daar vervolgens gerichter op sturen.
Glaspoort zegt het zelf zo:
"Wij ervaren onze samenwerking met De Kantoormanager als prettig en professioneel. De medewerkers denken mee en schakelen snel wanneer dat nodig is. De communicatie verloopt soepel en we kunnen rekenen op een betrokken en betrouwbare ondersteuning. Er is ruimte voor feedback en nieuwe projecten starten ze met enthousiasme op."
Nog altijd in ontwikkeling
De samenwerking staat niet stil. Naast het reguliere klantcontact loopt er al een aantal maanden een aftersalesproject en we verzorgen de telefonische afhandeling rond specifieke brievenacties. De eerste pilots van dat aftersalesproject verliepen goed, dat geeft ruimte om de dienstverlening verder uit te breiden.
Een einddatum staat nergens gepland. Voorlopig gaan we gewoon door, en dat voelt als het mooiste compliment dat je kunt krijgen. Dat maakt dat Glaspoort meer voelt als een partner, dan als een klant. Herken je dit bij jouw bedrijf? Verdwijnen er ook signalen in de drukte van alledag?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
