Artikel
Wie doet wat? Waarom taakverdeling in het MKB vaak misgaat (en hoe het beter kan)
07 augustus 2025
Toen een collega met vakantie ging, had ze het netjes geregeld: een boodschappenlijst, inclusief instructies, gedeeld via een nieuwsbericht in Teams. Iedereen was op de hoogte, zou je denken. Toch werd er enkele weken later een nieuwe lijst gemaakt door een andere collega. Zonde van de tijd, en het had voorkomen kunnen worden.
Een klassiek voorbeeld van gebrekkige taakoverdracht. En het gebeurt vaker dan je denkt.
Waarom gaat taakverdeling vaak mis?
In veel MKB-bedrijven is de structuur informeel. Communicatie gaat snel, via e-mail, een groepsapp of gewoon in de wandelgangen. Daardoor ontbreekt het vaak aan één duidelijk punt waarop alle informatie samenkomt. En juist daar gaat het vaak mis:
- Onvoldoende vastlegging: wie doet wat? En wanneer? Zonder heldere afspraken is iedereen aan het gokken.
- Geen gedeeld overzicht: informatie staat her en der, of wordt slechts eenmalig gedeeld zonder opvolging.
- Verkeerde aannames: “Ik dacht dat jij het zou doen.” klinkt dat bekend?
- Geen check-in momenten: niemand die navraagt of de boodschap écht goed is overgekomen.
In het voorbeeld hierboven had het nieuwsbericht met de instructies misschien wel alle info, maar als de opvolger daar niet van op de hoogte is of het niet meer terugvindt, heeft het geen zin.
Wat maakt het MKB extra kwetsbaar?
In kleinere organisaties dragen mensen vaak meerdere petten. Taken worden doorgegeven op basis van beschikbaarheid in plaats van een vast proces. Combineer dat met tijdsdruk en het ontbreken van standaardprocedures, en de kans op dubbel werk of gaten in de uitvoering neemt flink toe.
Hoe kan het beter? 6 praktische tips voor taakoverdracht
Taakoverdracht hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een paar simpele aanpassingen voorkom je misverstanden en frustratie.
- Werk met een overdrachtschecklist
Noteer wat er gedaan moet worden, door wie, wanneer en waar de benodigde info staat. Denk ook aan lopende zaken, deadlines en risico’s. - Maak verantwoordelijkheden expliciet
Benoem wie verantwoordelijk is voor welke taak en communiceer dit met het hele team. - Leg alles centraal vast
Gebruik een tool waarin iedereen realtime kan zien wat er speelt. Of dat nu Teams, Asana of Trello is, maakt niet uit, zolang het maar zichtbaar en up-to-date is. - Plan een korte overdrachtsessie
Even (digitaal) zitten voor de overdracht werkt beter dan alleen een bericht sturen. Laat ruimte voor vragen. - Vraag om bevestiging
Laat de ontvanger in eigen woorden herhalen wat de bedoeling is. Dat klinkt kinderachtig, maar voorkomt veel misverstanden. - Evalueer na afloop
Wat ging goed? Wat had beter gekund? Door regelmatig stil te staan bij wat werkt, verbeter je stap voor stap je teamprocessen. Dit klinkt super simpel, maar in de praktijk is evalueren en plannen voor verbetering een van de dingen die het meest wordt laten liggen. Misschien wordt er feedback gegeven, kritiek geuit op de collega die het heeft 'laten liggen’ maar echt gekeken naar verbetering van processen wordt overgeslagen. Zonde!
Duidelijke afspraken maken
Taakverdeling lijkt simpel, maar zit vaak vol valkuilen. Zeker in kleine, dynamische teams waar iedereen veel ballen in de lucht houdt. Door duidelijke afspraken te maken, goed over te dragen en alles centraal vast te leggen, bespaar je tijd, energie en frustratie.
Benieuwd hoe je dit binnen jouw bedrijf structureel beter kunt regelen? Kantoormanager denkt graag met je mee.
