Artikel
Hoe structuur in je processen je team vleugels geeft
31 juli 2025
Een ideale werkomgeving. Hoe ziet dat eruit? Een plek waar geen chaos of ruis is. Iedereen weet er wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren. Het werk gaat door, de energie is hoog en de klanten merken het meteen. Hoe kan structuur in een team hierbij helpen?
In deze blog wordt laten zien dat structuur in processen en werkwijzen van groot belang is voor een team dat resultaat wil behalen. Een team functioneert het best met heldere communicatie, een duidelijke rolverdeling en soepele samenwerking. In dit team is ruimte voor feedback en ontwikkeling. Dit hebben we bij Kantoormanager zelf ondervonden. Alles leek van één persoon af te hangen. Structuur en betere taakverdeling in het team veranderde dit. Lees hier het verhaal van Ariejonne Oost.
Communicatie
Met behulp van vaste overlegmomenten, duidelijke notulen en overzichtelijke communicatiekanalen wordt er structuur aangebracht. Structuur zorgt ervoor dat de juiste informatie, op het juiste moment, via het juiste kanaal bij de juiste persoon komt. Zo spreek je als team dezelfde taal. Het team is op de hoogte van de ontwikkelingen en ieder weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hanteer daarom een vaste dag en tijd voor teamoverleg. Werk in dat overleg met een vaste agenda en actiepuntenlijst. Gebruik voor helder overzicht één intern communicatiekanaal voor werk.
Delegeren & overzicht houden
Als één persoon verantwoordelijk is voor alles wat in een team gebeurt ontstaat er veel stress. Zoals je kan lezen in het verhaal van Ariejonne Oost. Het team verliest het overzicht en functioneert niet als één geheel. Door vaste processen en taakverdelingen in te stellen weet iedereen wat er verwacht wordt. Het team heeft autonomie maar met duidelijke kaders. Introduceer een wekelijkse of zo nodig dagelijkse check-in per medewerker of team om het overzicht te behouden.
Als het team niet beschikt over de capaciteiten om bepaalde taken te vervullen is outscourcing de moeite waard om te overwegen. Outscourcing kan veel geld besparen. Lees meer over outscourcing onder onze diensten.
Samenwerking stimuleren
Samenwerking is de sleutel tot succes. Alleen ga je sneller, samen kom je verder. Door geen structuur in de samenwerking toe te voegen ontstaat er dubbel werk, gemiste kansen en een hoop frustratie. Dat is zonde van alle energie. Door samen te plannen en doelen te maken, rollen af te stemmen, werk je echt als team samen. Plan daarom gezamenlijke projectstartsessies, zet een gedeelde projectomgeving op en benoem voor elk project een verantwoordelijke.
De methode die wij hiervoor gebruiken is Working Genius. Ons label NinePlus People geeft workshops over deze methode. Working Genius is een praktisch assessment, ontwikkeld door Patrick Lencioni. Dit assesment geeft inzicht in de verschillende talenten die bijdragen aan een effectieve samenwerking en betere resultaten binnen teams. Het model laat zien welke werkzaamheden energie geven en welke juist frustraties opleveren. Als je dit eenmaal weet is het mogelijk om tactische aanpassingen in de teamstructuur te maken.
Feedback & ontwikkeling
Al doende leert men. Door feedback te geven en te ontvangen is het mogelijk om als team of individu te ontwikkelen. Zonder gestructureerde aandacht blijven medewerkers hangen op hetzelfde niveau. Ook hier geldt: stilstaan is achteruitgang. Feedback wordt persoonlijk opgevat of helemaal vermeden. Zo worden groei en betrokkenheid afgeremd. Structuur maakt het normaal om op een positieve manier feedback te geven. Het maakt persoonlijke groei een vast onderdeel van het werkproces en zorgt dat je mensen perspectief zien binnen je bedrijf. Plan vaste feedbackmomenten in. Gebruik in die gesprekken doelen en reflectie.
Structuur is geen strakke, dwingende regel, maar het fundament onder een volwassen team. Het geeft richting, eigenaarschap en ruimte voor groei. Met duidelijke processen communiceer je beter, werk je slimmer samen en los je problemen sneller op. Het resultaat? Meer rust, meer motivatie en tot wel 30% meer efficiëntie.
Weet je niet waar je moet beginnen? Met onze dienst consultancy helpen we je helderheid te krijgen, processen te verbeteren en je onderneming klaar te maken voor de toekomst. Geen lange rapporten vol ingewikkelde adviezen, maar concrete oplossingen waar je direct mee aan de slag kunt. Lees hier meer over onze consultancy dienst.
