De Kantoormanager 2.0
Neem contact met ons op!
0527 68 08 79

Het organiseren van een vergadering

Een goede voorbereiding is het halve werk

Bij het organiseren van een vergadering komt veel kijken. Je moet met een hoop dingen rekening houden. Is de vergadering intern of wordt deze op een andere locatie gehouden? Hoeveel mensen zijn er bij de vergadering aanwezig? En ook niet geheel onbelangrijk: welke hulpmiddelen heb ik nodig? Om je een leidraad te geven voor het organiseren vind je hier een checklist.

Datum, tijdstip en locatie

Allereerst is het natuurlijk belangrijk om de datum en tijd vast te stellen. Wanneer je een interne vergadering organiseert kun je vaak de agenda van je leidinggevende en collega’s naast elkaar leggen om een geschikt moment uit te zoeken. Mocht dit niet lukken, of worden er mensen van buiten het bedrijf verwacht, dan kun je een programma als Outlook gebruiken om mensen uit te nodigen voor de vergadering. Tegenwoordig zijn er ook heel handige tools te vinden voor het kiezen van een datum, zoals www.datumprikker.nl. Bij het kiezen van de locatie houd je rekening met de hoeveelheid deelnemers en waar zij vandaan moeten komen. Bedenk je ook wat het doel van de vergadering is. Wanneer er vertrouwelijke zaken worden besproken wil je niet gestoord worden, het is dan soms handiger om een externe locatie te boeken. Houd met de keuze voor de locatie ook het budget in acht.

Faciliteiten

Afhankelijk van het doel van de vergadering kun je verschillende hulpmiddelen gebruiken. Denk hierbij aan een beamer, een flip-over, wi-fi, hand-outs e.d. Deze zaken wil je allemaal ruim van tevoren geregeld hebben. Maar vergeet ook vooral niet om de apparatuur te testen. Het is erg vervelend als je midden in een vergadering erachter komt dat je presentatie niet werkt.

Catering

Het spreekt voor zich dat de deelnemers aan de vergadering worden voorzien van koffie, thee, water en eventuele andere dranken. Maar dit moet natuurlijk wel geregeld worden. Op een externe locatie hoef je hier vaak niets voor te doen en zit dit bij de prijs van het arrangement in. Wanneer je de vergadering intern organiseert is hiervoor wel enige voorbereiding nodig. Afhankelijk van de aanvang en duur van de vergadering moet er ook worden nagedacht over andere versnaperingen zoals lunch of diner.

Papierwerk

Het papierwerk begint met het opsturen van de uitnodiging en agenda naar de genodigden.  Als er al een vergadering is geweest, stuur je ook het verslag van de vorige vergadering nog een keer mee. Op basis van de reacties hierop kun je de rest van het papierwerk in orde maken, zoals de presentielijst en de ingekomen stukken. Bedenk ook of je de notulen op papier wil schrijven of hier bijvoorbeeld een laptop voor wilt gebruiken. Van tevoren bespreek je de vorm van de notulen en na afloop van de vergadering ontvangen alle deelnemers de notulen en eventueel de actie- en/of besluitenlijst.


Met deze tips ben je al een heel eind op weg voor het vlekkeloos laten verlopen van de bijeenkomst. Ook de vergadertool van Boardroom Solutions kan het organiseren van een vergadering vergemakkelijken.
  Deze handige tool maakt vergaderen en notuleren efficiënter en bespaart zo tijd en geld en geeft meer inzicht in je organisatie. www.boardroomsolutions.nl