Tijd plannen is tijd besparen

“Tijd plannen is tijd besparen“ (Dwight D. Eisenhower)

Als secretaresse ben je vaak druk. Je bent de duizendpoot in het bedrijf die allerlei werkzaamheden tegelijk moet doen. Je neemt de telefoon aan, verwerkt de post en tegelijkertijd komt er ook nog een bezoeker binnen. Je baas steekt ondertussen zijn hoofd om de deur en vraagt of je de vergaderzaal wil klaarmaken voor een overleg dat over een kwartier begint. Je hoofd begint inmiddels steeds roder aan te lopen door de werkdruk en je moet écht even stoom afblazen. Aan het einde van de dag vraag je jezelf af waar de tijd is gebleven, want wat heb je nu eigenlijk gedaan?

Deze situatie komt iedereen vast wel bekend voor, of dit nu in je beroep of in je dagelijks leven is. Het enige dat op zo’n moment helpt is je hoofd even helemaal leeg maken en opnieuw beginnen. Maar pas op! Je geraakt zomaar weer in dezelfde sleur. Probeer het roer eens om te gooien en op een andere manier te werken. Het belangrijkst is dat je de tijd die je hebt zo efficiënt mogelijk kan gebruiken. Hiervoor zal je prioriteiten moeten stellen op je takenlijst en een goede planning moeten maken. Heb je moeite met het stellen van prioriteiten? Probeer dan eens te werken met de prioriteitenmatrix van Eisenhower.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower:

Bron: www.eenhelderhoofd.nl

Bij het werken met de prioriteitenmatrix zal je eerst voor jezelf moeten vaststellen wat het verschil is tussen urgent en belangrijk. Met urgente taken worden taken bedoeld die snel moeten worden afgehandeld, ze zijn dus dringend. Maar ze hoeven daarom nog niet belangrijk te zijn. Met een belangrijke taak wordt een taak bedoeld die je dichter bij je doel brengt. Je moet dus eerst een doel bepalen.

Met deze afwegingen kun je de matrix uiteindelijk in vier kwadranten indelen:

• Kwadrant 1: Belangrijk en urgent • voor deze taken laat je alles wat je aan het doen bent uit je handen vallen. Denk bijvoorbeeld aan een crisissituatie zoals een conflict met een belangrijke klant.
• Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgent • voor deze taken heb je de ruimte om na te denken over de uitvoering en je kunt dus ook plannen. Je behaalt met deze taken uiteindelijk je doel. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een product of dienst.
• Kwadrant 3: Niet belangrijk en urgent • dit zijn vaak urgente taken voor anderen die niet binnen jouw verantwoordelijkheid vallen. Je kunt anderen helpen, maar houd je eigen doel voor ogen. Vaak delegeer je deze taken. Denk bijvoorbeeld aan e-mails of telefoontjes die voor je collega zijn bedoeld.
• Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgent • deze taken helpen je niet je doel te bereiken, zijn zeker niet dringend en het zijn vaak nutteloze klusjes. Hieronder vallen kletspraatjes, doelloos surfen op internet of je privémail lezen.

Het spreekt voor zich dat de taken uit kwadrant 4 eigenlijk helemaal geschrapt kunnen worden. Deze kun je in je vrije tijd uitvoeren, maar niet wanneer je aan het werk bent en je tijd veel beter kunt gebruiken. De taken uit kwadrant 3 zijn te delegeren en hoeven dus over het algemeen ook niet in je takenlijst voor te komen. Onder kwadrant 2 vallen de taken die wat langer de tijd in beslag nemen, maar wel belangrijk zijn voor jou en het bedrijf. De taken uit kwadrant 1 moeten zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en hebben dus altijd de hoogste prioriteit.

Kun jij aan de hand van dit stuk nu voor jezelf ook een indeling maken? Bedenk je dat er helaas ook minder leuke taken zijn, maar ze moeten wél gedaan worden. Deze kun je het best aan het begin van je dag inplannen, dan heb je ze maar gehad. Daarna kun je je richten op de leukere, kortere of interessantere taken op je takenlijst.

Ik daag iedereen uit om eens een week te werken met de prioriteitenmatrix. Ik hoor graag jullie reacties op dit systeem. Heeft het voor jou gewerkt?

Bronnen:
http://www.missing-link.nl/eisenhower-prioriteiten-matrix/
http://www.eenhelderhoofd.nl/